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Datenschutzerklärung

Das Institut für Molekulare Biotechnologie GmbH (IMBA) der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW) erfüllt mit dieser Datenschutzerklärung seine gesetzlichen Informationspflichten im Sinne des Artikels 13f Datenschutz-Grundverordnung hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus den folgenden Bestimmungen:

  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) - EU Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG
  • österreichisches Datenschutzgesetz (DSG) - Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • österreichisches Forschungsorganisationsgesetz (FOG) - Bundesgesetz über allgemeine Angelegenheiten gemäß Artikel 89 DSGVO und die Forschungsorganisation

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir auf welche Weise und zu welchem Zweck verarbeiten. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte als möglicherweise von der Datenverarbeitung betroffene Person.

Im Rahmen von Kooperationen und Geschäftsbeziehungen sowie durch die Nutzung unserer Angebote, Produkte und Dienstleistungen, die eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns zur Folge haben, erklären Sie, dass Sie über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der vorliegenden Datenschutzerklärung informiert wurden.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für das IMBA höchste Priorität. Wenn Sie mit der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sie betreffenden Umfang dieser Datenschutzerklärung nicht einverstanden sind, geben Sie bitte Ihre personenbezogenen Daten nicht bekannt. Dies kann möglicherweise dazu führen, dass Kooperationen oder Geschäftsbeziehungen nicht zustande kommen können beziehungsweise Sie keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu jenen Dienstleistungen und Produkten haben, zu deren Nutzung die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig ist. 

1. Bewerbungen

1.1. Zweck 

Bei schriftlichen oder elektronisch eingegangenen Bewerbungen werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses von uns verarbeitet. Im Falle der Beschäftigung werden Sie gesondert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses informiert.

1.2. Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen nämlich der Vertragserfüllung beziehungsweise vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 lit b DSGVO iVm ErwGr 40 sowie im Falle einer Evidenzhaltung Ihre Einwilligung im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 lit a DSGVO.

1.3. Datenarten

Identitätsdaten (zum Beispiel Name, Lichtbild, Geburtsdaten, Anschrift und Kontaktdaten), Daten von Bewerberinnen und Bewerbern (zu Ausbildung, Beruf und Kenntnissen und Qualifikationen) Lebenslaufdaten, Zeugnisse und Zertifikate und allfällige Informationen, die sie uns freiwillig in Bezug auf Ihre Bewerbung bekannt geben.

1.4. Speicherdauer

Ihre Bewerbungsdaten speichern wir normalerweise für die Dauer von sechs Monaten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen (beziehungsweise auf der Grundlage des Gleichbehandlungsgesetzes), jedenfalls längstens bis zu Ihrem Widerruf zur Evidenzhaltung, soweit sie einer solchen Evidenzhaltung ausdrücklich zugestimmt haben.

2. Veranstaltungen

2.1. Zweck

Wenn Sie eine unserer Veranstaltungen (Symposien, Seminare, Events oder Konferenzen) besuchen möchten, verarbeiten wir Ihre Daten zur reibungslosen Organisation der Veranstaltung. 

2.2. Rechtsgrundlage

Die Basis zur Verarbeitung bildet Ihre Zustimmung im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 lit a DSGVO.

2.3. Datenarten

Name des Teilnehmers sowie gegebenenfalls einer Begleitperson, Kontaktdaten sowie Tag und Ort ihres Besuchs. Falls Sie als Vortragender teilnehmen, verarbeiten wir zusätzlich Thema und Abstract Ihres Vortrags, sowie in Einzelfällen Reservierungsdaten falls wir eine Unterkunft oder einen Transfer für Sie organisieren dürfen.

2.4. Speicherdauer

Ihre Registrierungsdaten speichern wir normalerweise nur für die Dauer der jeweiligen Veranstaltung.

3. Foto- und Videoaufnahmen

3.1. Zweck

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an Veranstaltung des IMBA werden möglicherweise Bild- und/oder Videoaufnahmen (gegebenenfalls mit Audioaufnahmen) von Ihrer Person erstellt. Diese Aufnahmen können in verschiedenen Medien (Print, TV, Online, etc.) und in Publikationen (Print, Online, etc.) des IMBA zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Verwendung finden. Hierfür steht keine finanzielle Abgeltung zu. Darüber hinaus dienen die Aufnahmen Dokumentationszwecken.

3.2. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund eines überwiegenden Interesses der Verantwortlichen im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 lit f DSGVO iVm § 12 DSG, nämlich der Darstellung der Aktivitäten des Verantwortlichen, um dessen Bekanntheitsgrad zu erhöhen. Aus diesem Grund weisen wir bereits im Vorfeld der Veranstaltung auf diese Verarbeitung explizit hin. Unsere Mitarbeiter die Aufnahmen erzeugen, sind stets angehalten vor der Aufnahme und auch bei der Veröffentlichung derselben darauf zu achten, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits veröffentlicht wurden, kann nicht erfolgen. Eine Löschung auf der Website oder in Social-Media-Kanälen erfolgt im Rahmen der technischen Möglichkeiten.

Sollten Sie dieser Verarbeitung widersprechen wollen, weisen Sie den Fotografen vor Ort bitte darauf hin.

3.3. Datenarten

Bild und Videoaufnahmen (samt Audioaufnahmen) von abgebildeten Personen.

3.4. Speicherdauer

Die Datenarten werden so lange gespeichert, wie dies gesetzlich erlaubt beziehungsweise für die Zwecke, zu welchen sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

3.5. Empfänger

Die Aufnahmen werden im Internet und in Social-Media-Kanälen veröffentlicht. Darüber hinaus können diese Daten an Kooperationspartner oder Auftragsverarbeiter zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit oder für Dokumentationszwecke (zum Beispiel Agenturen, Messebauer, Druckereibetriebe) übermittelt werden.

4. Aussendungen, Mailings und Newsletter

4.1. Zweck

Im Umfang Ihrer Einwilligung erhalten Sie allgemeine und/oder individuell auf Ihre Interessen abgestimmte, personalisierte Informationen und Neuigkeiten über wissenschaftliche Aktivitäten und Angebote des IMBA (zum Beispiel Informationen zu Veranstaltungen und Forschungsergebnissen). Die Zusendungen erhalten Sie via Post oder E-Mail.

4.2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für unsere Zusendungen ist Ihre Einwilligung auf Basis von § 107 Absatz 1 TKG iVm Artikel 6 Absatz 1 lit a DSGVO. Den Bezug unserer Newsletter beziehungsweise Zusendungen und Informationen können Sie jederzeit abbestellen. Details zur Abmeldung finden Sie in jedem einzelnen Newsletter beziehungsweise in jeder Zusendung.

4.3. Datenarten

Name, Email-Adresse, gegebenenfalls auch postalische Anschrift und Unternehmens- beziehungsweise Organisationszugehörigkeit.

4.4. Speicherdauer

Daten, die Sie uns für diesen Zweck zur Verfügung gestellt haben speichern wir bis Sie Ihre Einwilligung dazu widerrufen.

4.5. Empfänger

Der Mailserver für die elektronischen Aussendungen wird von einem IT-Dienstleister gehostet.

5. Website und Cookies

5.1. Zweck

Cookies sind kleine Dateien, die es uns ermöglichen auf Ihrem PC spezifische, auf Sie, den Nutzer, bezogene Informationen zu speichern, während Sie eine unserer Web-Sites besuchen. Cookies helfen uns dabei, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Internetseiten zu ermitteln, sowie unsere Angebote für Sie möglichst komfortabel und effizient zu gestalten.

5.2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO

5.3. Datenarten

Der Inhalt der von uns verwendeten Cookies beschränkt sich auf eine Identifikationsnummer, die keine Personenbeziehbarkeit mehr auf den Nutzer zulässt.

5.4. Speicherdauer

Eine Nutzung unserer Angebote ist auch ohne Cookies möglich. Sie können in Ihrem Browser das Speichern von Cookies deaktivieren, auf bestimmte Websites beschränken oder Ihren Browser so einstellen, dass er sie benachrichtigt, sobald ein Cookie gesendet wird. Sie können Cookies auch jederzeit von der Festplatte ihres PCs löschen. Bitte beachten Sie aber, dass Sie in diesem Fall mit einer eingeschränkten Darstellung der Seite und mit einer eingeschränkten Benutzerführung rechnen müssen.

6. Websiteanalyse

6.1. Zweck

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (Google). Google Analytics verwendet sog. Cookies, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen.

6.2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO.

6.3. Datenarten

Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse).

6.4. Speicherdauer

Die Datenarten werden so lange gespeichert, wie dies gesetzlich erlaubt beziehungsweise  für die Zwecke, zu welchen sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

6.5. Empfänger

Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die Adresse von Google lautet: Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, United States. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen.

INFORMATION ÜBER IHRE RECHTE

Auskunftsrecht

Sie können vom IMBA Auskunft verlangen, ob und wenn ja, welche und in welchem Ausmaß Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung

Werden Ihre personenbezogenen Daten von uns unvollständig oder unrichtig verarbeitet, so sind Sie jederzeit berechtigt die Berichtigung und/oder Vervollständigung (unter Berücksichtigung der jeweiligen Zwecke der Verarbeitung) zu verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können vom IMBA die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern

  • diese für Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, oder
  • Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt oder
  • diese unrechtmäßig verarbeitet werden oder
  • die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
  • Bitte beachten Sie, dass es auch Gründe geben kann, die einer unverzüglichen Löschung entgegenstehen, zum Beispiel:
  • die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt,
  • gesetzlich geregelte, im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder statistische Zwecke oder
  • die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit schriftlich widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf bleibt dabei unberührt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können in den folgenden Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für die Dauer, die es möglich macht, die Richtigkeit der Daten zu prüfen;
  • wenn die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig erfolgt, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen;
  • wenn die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigt werden, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen zur Verarbeitung überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können vom IMBA verlangen, dass die von Ihnen bereitgestellten Daten Ihnen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden, sofern

  • diese Daten auf Grund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Einwilligung verarbeitet werden oder auf einem Vertrag beruhen und
  • diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.

Widerspruchsrecht

Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern

  • die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des IMBA beziehungsweise eines Dritten
  • oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt
  • oder die Verarbeitung für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke beziehungsweise zu statistischen Zwecken erfolgt, außer die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Ihre Daten werden nach einem solchen Widerspruch nicht mehr weiterverarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für deren Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Beschwerderecht

Wenn Sie der Meinung sind, dass IMBA bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen österreichisches oder europäisches Datenschutzrecht verstößt, bitten wir Sie, mit uns in Kontakt zu treten, um etwaige Fragen rasch aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die österreichische Datenschutzbehörde, beziehungsweise an eine zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der EU, zu wenden. 

INANSPRUCHNAHME IHRER RECHTE

Sofern Sie eines der zuvor genannten Rechte in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an uns.

Im Zuge der Geltendmachung Ihrer Rechte ist es möglich, dass wir von Ihnen zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern müssen (zum Beispiel amtlicher Lichtbildausweis). Dies dient ausschließlich Ihrem Schutz, damit ausgeschlossen werden kann, dass Dritte unbefugt Auskunft über Ihre Daten erhalten.

Das IMBA ist bemüht auf alle Ihre berechtigten Anfragen möglichst rasch und entsprechend der geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Fristen zu reagieren. 

DATENVERARBEITUNG IM AUFTRAG

Auch wenn wir einen Auftragsverarbeiter beauftragen, sind wir für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union setzen wir nur dann ein, wenn 

  • für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder
  • wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission beziehen oder
  • wenn geeignete Garantien, zum Beispiel im Rahmen des EU/US Privacy Shield (Europa.eu, Privacyshield.gov), mit dem Drittland vorliegen oder
  • wir verbindliche interne Datenschutzvorschriften mit dem Auftragsverarbeiter vereinbart haben.

Ihre Daten werden an Dritte übermittelt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Datenweitergabe zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, Sie zuvor ausdrücklich der Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben oder berechtigte Interessen vorliegen.

Externe Auftragsverarbeiter oder andere Kooperationspartner erhalten Ihre Daten nur, soweit dies – zum Beispiel zur Abwicklung eines Vertrages – erforderlich oder erlaubt ist. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte veräußert oder anderweitig vermarktet.

ÄNDERUNG DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Das IMBA behält sich das Recht vor, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Solche Änderungen oder Ergänzungen werden Ihnen an dieser Stelle zur Kenntnis gebracht.

KONTAKT, VERANTWORTLICHE UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Der Verantwortliche für die Verarbeitung ist: 

IMBA – Institut für Molekulare Biotechnologie GmbH
Dr. Bohr Gasse 3
1030 Wien
Tel: +43 (1) 790 44

Der Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter der gleichen postalischen Anschrift sowie per Email unter: dataprotection(at)imba.oeaw.ac.at.